Miten uusi puoluetoimisto rakennetaan?

Elämässä kääntyi eilen uusi lehti, kun julkaisin mahtavan tiimini valmisteleman puoluesihteerikampanjan. Puoluesihteeri on ennen muuta organisaation kehittäjä, ja on syytä käydä hieman läpi niitä periaatteita, joilla organisaatioita kehitän.

Ennen kuin uusiin haasteisiin voi ryhtyä, täytyy luopua edellisestä. En ole oikein koskaan uskonut kahdessa puussa roikkumiseen, vaan nähnyt asian niin, että valitsemalleen asialle täytyy antaa täysi keskittyminen ja tehdä työ niin hyvin kuin suinkin vain osaa. Siksi luovuinkin toimitusjohtajuudesta perustamassani mainostoimistossa, G-Worksissa, jo useita viikkoja ennen kampanjan alkua.

Siirtyminen sivuun itse perustamastaan yrityksestä ei ollut henkisesti ihan helppoa. Oli kuitenkin suuri onni, että toiminnalle löytyi jatkajia hyvinkin luontevasti ja helposti. Tämä kertoo minulle, että olen onnistunut organisaation kehittäjän tärkeimmässä tehtävässä: itsensä tarpeettomaksi tekemisessä niin, että organisaatio palvelee itse itseään, eikä kaadu merkittäviinkään henkilöstömuutoksiin.

Onkin ollut mukava kuulla vanhoilta työkavereilta, että myynti vetää ja projektit rullaavat edelleen. Hyvin on siis mennyt!

Samanlaista linjaa tulisin jatkamaan myös Perussuomalaisten puoluesihteerinä. Organisaatio pitää saada sellaiseksi, ettei sen toiminta ole edes puoluesihteerin varassa. Tämä onnistuu rakentamalla malleja ja selkeitä roolituksia, mutta ennen kaikkea uskaltamalla delegoida vastuuta eteenpäin. Toimivat mallit riippuvat tietysti tarpeesta, mutta kehittämisohjelmassani nostin esiin jo yhden konkreettisen ehdotuksen: paikallistason ongelmien ratkomisen vakioidulla välimiesmallilla.

Uusi organisaatiorakenne

Kaikki, mitä voi delegoida, yleensä kannattaa delegoida. Ainoat asiat, joita ei voi koskaan delegoida eteenpäin, ovat johtajuus ja läsnäolo. Läsnäolo kentällä, läsnäolo työntekijöiden arjessa ja vaikeiden linjakysymysten ratkaiseminen silloin, kun on vaikeampaa.

Tämä tarkoittaa, että vaikka minä en välttämättä aina voisi vastata puhelimeen, joku vastaisi. Vaikka hänkään ei voisi haluttua asiaa heti hoitaa, joku hoitaisi.

Siitä, minkälainen puoluetoimiston uusi organisaatio tulee olemaan, on tässä vaiheessa vaikea lausua. Ensimmäisen viikon aikana käyn jokaisen työntekijän kanssa läpi hänen nykyisen työnkuvansa konkretiaan asti; mitä tarkalleen ottaen teet.

Näissä keskusteluissa ihmiset turvautuvat helposti sellaisten ilmaisujen kuten ”hoidan”, ”vastaan” ja ”järjestelen” taakse. Ne antavat kuitenkin kovin huonosti kuvaa siitä, mitä työ oikeasti on, ja mihin työaika käytännössä kuluu.

Työaika nimittäin kuluu helposti epäoleelliseen. Se kuluu esimerkiksi sellaisten asioiden kuin sähköpostin ääressä roikkumiseen. Vaikkakin sähköposti onkin tarpeellinen kommunikaation väline, huolimattomalla käytöllä se kasvaa helposti kohtuuttomaksi aikasyöpöksi. Ilmiö on varmasti monelle tuttu: postivuori kasvaa, puolet viesteistä menee tietoähkyn vuoksi ohi ja puoleen ei ehditä vastata. Kuitenkin hoitamaton sähköpostilaatikko kaivaa jatkuvasti mieltä ja vie keskittymisen muista tehtävistä.

Yrityspuolella torjuin sähköpostiähkyä niin, että koko firman sähköpostiliikennettä oli vain ulospäin ja se oli keskitetty vain kolmen ihmisen hoidettavaksi. Muutoin organisaatio keskusteli sisäisesti ketterämmillä välineillä. Sähköposti on tietysti yksi pieni tekijä suuressa kokonaisuudessa, mutta toimii hyvänä esimerkkinä siitä, minkälaisia ongelmia organisaatioon syntyy, jos toimintaa ei mietitä kokonaisuutena.

Työntekijöiden kanssa käytyjen keskustelujen jälkeen – varmaankin muutamien viikkojen kuluessa – puolueelle alkaa muodostua organisaatio, jonka keskeinen tehtävä on palvella kenttää ja työaika on tehokkaasti käytettyä.

Kun työaika on tehokkaasti käytettyä, jää aikaa oleelliseen – kentän palvelemiseen.